Administración en Voces - Episodio VI - Claves para una gestión eficiente

The podcast episode discusses the keys to efficient management in organizational management. It covers topics such as the organizational process, stages of administrative process, and the importance of leadership. The administrative process includes planning, organizing, directing, and controlling. The podcast also mentions the phases of the administrative process, which include planning, organization, integration, direction, and control. It emphasizes the importance of setting goals, coordinating activities, and measuring performance. The principles of administration are universal truths that have been proven through experience and help minimize errors in management. Overall, the episode provides valuable insights into efficient management practices. Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al sexto episodio de nuestro podcast Administración en Voces. En esta ocasión estaremos hablando sobre claves para una gestión eficiente en la organización de una empresa. En cada segmento abordaremos temas claves para una gestión eficiente en la organización de una empresa. Hablaremos de la importancia del proceso organizacional, cómo influye dentro de las empresas, así como también las etapas del proceso administrativo y las clases que entran en el entorno laboral referente a empleados y el entorno de liderazgo que refiere al líder. Además, abarcaremos contenidos como definiciones, principios y fases para hacer de una empresa más eficiente y eficaz. Así que quédate con nosotros y juntos trataremos de dar respuesta a todas esas interrogantes que bordan la organización y el resultado para administrar exitosamente. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros. Mi nombre es Kennedy Zuniga. Mi nombre es Marlene Ruiz y como ya dijo mi compañero, estaremos hablando referente a las claves para una gestión eficiente en la organización de una empresa, un tema que es muy importante dentro de la gestión empresarial. Y mi nombre es José Jaramillo. Quédate con nosotros y exploraremos los procesos para una exitosa administración. Hablamos del proceso organizacional que refiere a las percepciones que los miembros de la organización tienen sobre la manera de cómo comunicarse, el liderazgo en la toma de decisiones, de otros procesos que influyen en el ambiente de trabajo y en los resultados finales para una mejor gestión organizacional. También dentro del proceso organizacional nos dice que se refiere a cómo la empresa está organizada, cómo está estructurada y cómo trabaja para lograr una mejor eficiencia y una mejor eficacia. Como ya habíamos visto en episodios anteriores al hablar de eficiencia, nos referimos a cómo las empresas cumplen los objetivos y la eficacia de cómo la empresa cumple sus objetivos pero de la mejor manera. O sea, decir que sus resultados son relevantes, son exitosos. En el proceso organizacional también entra lo que es el proceso administrativo. El proceso administrativo, como es de conocimiento de algunos, es el que encontramos, es un conjunto de etapas secuenciales donde encontramos cuatro etapas, la planeación, la organización, la dirección y el control. Su finalidad es optimizar el uso de los recursos en una organización para alcanzar sus metas de manera eficiente y eficaz, como ya lo nombramos anteriormente, lo que define a cada uno de ellos. En el tema del proceso administrativo ahora vamos a hablar sobre sus fases y sus fases están conformadas por cinco partes o cinco pasos a seguir. La primera de ellas es la planeación, que es el primer paso para la gestión de nuestra empresa, ya que es aquí donde vamos a topar temas que al futuro debemos enfrentar y solucionar con esto. Luego de la planeación está la organización, que en este proceso la organización debe tener en cuenta cómo la materia prima se va a transformar al producto final. Con esta premisa en el proceso de organización debemos identificar y plantear los pasos o métodos de producción, identificar también las tareas y los roles que cada uno debe cumplir, que cada persona debe cumplir en el puesto en el que se le asigna. Luego tenemos la integración, que en este paso del proceso debemos tener en cuenta todo lo que describimos anteriormente para así ya dar paso a la ejecución del plan en acción, integrando a todos los colaboradores. Luego tenemos la dirección, que es en donde podemos analizar lo que es importante o no para tomar las decisiones correctas, ya que de estas depende el camino que nuestra empresa llegará a tomar, convirtiéndola en una empresa exitosa o fracasada. Debemos tomar en cuenta todo lo descrito anteriormente para poder seguir con el último paso o la última etapa que es el control, dado que el control es la parte final del proceso, pero es muy importante inspeccionar la calidad de la gestión que hemos realizado y verificar si todo lo que se describió anteriormente se está cumpliendo o no. El plan administrativo y sus fases responden a preguntas contundentes, como por ejemplo en la planeación, la pregunta que es sería ¿qué se quiere lograr? Con la organización ¿cómo se hace? Con la integración ¿con quién lo haremos? En la dirección ver qué se haga y en el control cómo se ha efectuado. Continuando con el proceso administrativo encontramos dos fases, en la fase mecánica o estructural y la fase dinámica u operativa. En la fase mecánica hablamos sobre la planeación y la organización. Dentro de la planeación primeramente encontramos lo que es la filosofía empresarial, es decir, se encuentra la misión, visión, valores, estrategias, políticas, programas y presupuestos. Dentro de la organización hablamos de la división del trabajo y la coordinación. Dentro de la división del trabajo encontramos la jerarquización, departamentalización, descripción de funciones. En la fase mecánica, dinámica, hablamos sobre la integración en donde se encuentran los recursos humanos, recursos materiales, recursos técnicos y recursos financieros. Dentro de la etapa de dirección o ejecución encontramos lo que es la toma de decisiones, la integración, la motivación, comunicación y liderazgo. Y por último en la etapa de control encontramos lo que es establecimiento de estándares, la medición, la corrección y la retroalimentación. Hablando un poco más de las fases de lo que conviene al proceso administrativo, hacemos referencia a que la fase mecánica estructural va acorde a los empleados, es decir, aquí la planeación y la organización va acorde a lo que es la estructura de empleados, los objetivos y cómo en planeación se ven los objetivos, hacia dónde se quiere ir, la filosofía, la misión y visión que es una meta de la empresa y cómo se va a realizar, las estrategias que se deben seguir para lograr los dichos objetivos, las políticas que la empresa constituye para que los empleados se encuentren dentro de un reglamento. Programas, la coordinación de las actividades que se va a realizar y los presupuestos, el presupuesto de lo que se va a hacer de dichos programas. Asimismo tenemos la organización que ya nos habló anteriormente José, que fue acerca de la división del trabajo. La división del trabajo se refiere a la jerarquización de las actividades, la departamentalización de cómo va a ir estructurado cada área, el área de, por ejemplo, el área de producción, el área de ventas, el área de marketing, el área de logística, mercadeo y así ir cada área de acuerdo a cómo este el gerente quiera organizar según las necesidades o asignar los roles de acuerdo a las capacidades de cada empleado. Y eso es referente a la fase mecánica estructural. Y en la fase dinámica operativa hace referencia al liderazgo. Aquí entra todo lo que es gerentes, líderes y encontramos lo que es la integración en lo que están los recursos humanos. Los recursos humanos, como ya es reconocimiento de unos, hace referencia a la contratación de puestos, a la contratación de personal. Los recursos materiales, los recursos que la empresa busca como lo material dentro de la organización, los recursos técnicos, los operativos, lo industrial, los recursos financieros, lo que es parte económica, dinero, préstamos, todo lo que tenga que ver con bancos. En la dirección de recursos tenemos lo que es la toma de decisiones, la integración, la motivación, la comunicación y el liderazgo. Aquí actúa el líder porque si nos ponemos a hablar entre diferencia entre líder y jefe, damos referencia a que el líder es el que trabaja con el empleado y el jefe es el que da las órdenes, no trabaja con el empleado. Entonces el líder lo que tiene que hacer es comunicarse con su entorno laboral, motivarlo, integrarlo en cada una de las actividades. Día a día la motivación ayudará a que cada uno de los integrantes se sienta pues, pueda actuar de manera más eficiente, más eficaz y la empresa pueda ser más productiva. Dentro del control tenemos establecimientos de estándares, medición, corrección y retroalimentación. Aquí se tienen que formar parámetros, estándares donde se vea cómo ha ido cada una de las etapas anteriores, cómo la prevención se ha ido manejando, la organización cómo se ha ido estructurando, la integración cómo también se ha ido manejando, la dirección cómo ha ido controlándose y así haciendo una retroalimentación de cada una de las etapas del proceso administrativo dentro de la organización. Con los principios de la administración y tomando de referencia al autor Jean Riffayol, podemos decir que los principios de administración son verdades de carácter universal que surgen a partir de la experiencia y que han sido debidamente comprobados. Sirven para aplicar la administración con un mínimo margen de error. Entre los principios, perdón, etapas podemos encontrar la planeación, la organización, la integración, dirección y control. En este caso, cada una de estas etapas tiene un principio. En el caso de la planeación, hablamos de principios de factibilidad, objetividad, reflexión, flexibilidad, unidad. En el caso de la organización, hablamos de la misión, simplificación, especialización jerárquica, prioridad de autoridad y responsabilidad. En el principio de integración, tenemos principios como provisiones de departamentos necesarios, calidad de los proveedores y en el caso de la dirección, resolución de conflictos, aprovechamiento de conflictos, coordinación de intereses. Y en el control, tenemos los equilibrios, los indicadores estándares, las oportunidades, las desviaciones y las funciones controladas. Cabe mencionar que de la misma manera, ya que en otras ciencias y disciplinas existen principios y esos son los que acabamos de mencionar en el proceso administrativo. Existen ciertos principios que han ido debidamente comprobados y que promueven la competitividad y el éxito de nuestra empresa. Como ya nos habló Kennedy de los principios de administración, ya van a ir con los que hablan de Henry Fayol, son los 14 principios de Henry Fayol. Queremos hablarles de cada uno de ellos. Estos principios nos ayudan a orientar mejor la toma de decisiones. Estos principios nos ayudan como una guía para tomar mejor las decisiones de una empresa. Dentro de la planeación tenemos lo que era la factibilidad. La factibilidad nos hace referencia a cuando nosotros tenemos un proyecto, por ejemplo, si el proyecto es factible, si lo que se va a hacer o no va a ser aceptado dentro del mercado. Vamos a analizar la acción del mismo. La objetividad nos habla sobre los objetivos, de cómo se cumplen, de cómo se manejan. La flexibilidad, cómo aquellos objetivos van a ser flexibles. Y si es la cuantificación, nos habla de que los objetivos son cuantificables y manejables. En la unidad nos habla de la unidad de cambio, el cambio de estrategias, porque a veces algunas empresas son monótonas y tienen que acudir a cambios estratégicos para ser más eficientes. Dentro de la organización encontramos lo que es la misión, lo que nos habla del ser de la empresa, del punto de partida de una empresa. La simplificación, las tareas que se van a simplificar a través de la jerarquización que se vaya a hacer o la departamentalización. La variedad de autoridad y responsabilidad nos habla de autoridades iguales que cumplen las mismas funciones, son mismos jefes, pero a veces también cumplen las mismas funciones o cumplen otras funciones, pero dan igual al mismo resultado. Unidad de mando. La unidad de mando nos habla sobre liderazgo, sobre cómo van a manejar a su equipo de trabajo, cómo va a difundir las tareas. La amplitud de tramo de control, cómo va a ir controlando cada área, las funciones de trabajo, la coordinación, cómo van a llevarse las actividades a cabo y la adecuación, cómo se van a adecuar cada una de las estrategias, cada uno de los objetivos presentes en la organización. Continuando con los principios de cada etapa, vamos a hablar sobre los principios de integración. El primer principio es la provisión de elementos necesarios, ya que como lo dije anteriormente, provisionar a todos nuestros empleados de todos los recursos que necesitan para que sean más eficaces y efectivos en el momento de la elaboración final y el producto terminado. La calidad de los proveedores. Es muy importante seleccionar a nuestros proveedores para tener el mayor monto de inversión y tener unas ganancias factibles. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Debemos elegir muy bien cada personal, cada colaborador, ya que tenemos que estar 100% seguros de que es capaz de desarrollar el trabajo en combinado. Dentro de la dirección, los principales principios es el de la resolución de conflictos. Como dirección tenemos que mantener a nuestro equipo en total unidad tratando de evitar los conflictos. Luego de este viene el aprovechamiento del conflicto. Ya que pasó por alguna razón desconocida algún conflicto, debemos identificarlo, debemos identificar cómo inició, cuáles fueron sus motivos y tratar de modificarlo para futuros procesos. La impersonalidad de mando también tiene mucho que ver en la dirección, ya que como dirección podemos delegar nuestra autoridad a alguien que vaya de la misma línea o inferior o superior. Con la coordinación de intereses de igual manera que en el anterior, podemos mencionar que coordinar los intereses en una empresa puede llevarnos al éxito, ya que es una forma de trabajar en conjunto. Luego tenemos el de la vía jerárquica que habla sobre el organigrama de nuestra empresa y de cómo vamos a manejarlo en coordinación con todos nuestros tipos de trabajo. Y por último tenemos el principio de ganar-ganar que es como algo equitativo tanto para la empresa como para nuestro colaborador. Dentro del control encontramos los principios de equilibrio. Primeramente, esto nos habla sobre la autoridad que debe ser proporcional al grado de control aplicado, es decir, al delegar la autoridad. Debemos contar con las herramientas necesarias para verificar su buen funcionamiento. También tenemos los indicadores o estándares. Esto es de referencia a los objetivos, o sea, que los objetivos son el eje de toda organización. Sin ellos el control no existiría. No hay forma de controlar algo que no sea determinado mediante el establecimiento de los mismos. El control está en función de los objetivos. De la oportunidad, el control debe aplicarse antes que ocurran errores, es decir, con la finalidad de aplicar medidas correctivas oportunamente. Tenemos el principio de las desviaciones. Aquí hablamos sobre todas las variaciones que se presentan y ya que deben ser analizadas y estudiadas, de tal modo que se encuentre una situación de que esto se originó para evitar más errores en el futuro. Costeabilidad. Aquí hablamos sobre que para lograr una reducción de costo dentro del control es necesario identificar actividades y procedimientos específicos, es decir, aquellas actividades que realmente contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. Decepción. Este principio nos indica que el control debe ser aplicado preferentemente sobre las funciones y actividades estratégicas que colaboren al alcance de los objetivos con el propósito de reducir tiempos y costos. De la función controlada. Este principio nos habla sobre que la persona ejerce el control de una actividad, es decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada con las tareas que este revisa. Bueno, ya estamos llegando a la parte final del podcast. Es muy importante lo que hemos acabado de escuchar. Súper importante todas las etapas, los principios del proceso administrativo, ya que en realidad nuestra empresa se va a valer de esto para su éxito como para su fracaso. Muy importante todo y cada uno de los principios que hemos escuchado. Sí, concuerdo contigo, Ken. Estos principios nos ayudan a que nuestra empresa sea más factible, se diferencie de las demás, sepa tomar las mejores decisiones. Nos ayuda a que también se mantenga en una sociedad, en una organización más conjunta. Estos principios nos ayudan a que también tengamos en cuenta los objetivos, los objetivos o los planes contingentes, los cuales nos sirven que estemos en contacto actualización o cuando el objetivo principal no sale como esperamos, tenemos los planes contingentes y nos ayuda a que la organización se mantenga en pie y no en un declive. Sí, el proceso organizacional es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Es decir, desde el principio de la planificación y organización hasta la ejecución y la última etapa del proceso que es el control. Cada etapa del proceso contribuye a la eficiencia y eficacia de una organización. La coordinación efectiva de estos recursos y la adaptabilidad a cambio son claves para mantenerse competitivo en un entorno dinámico. Genial. Bueno, gracias por estar con nosotros en este episodio. Les invitamos a que nos sigan escuchando para aprender más sobre una buena administración. Y con esto concluimos otro fascinante episodio de Administración en Voces. Espero que hayan disfrutado y explorado en el mundo de la organización empresarial, tanto como nosotros. Recuerda que la organización es la clave para desbloquear un camino más fluido hacia el éxito en todas las áreas de la empresa. Nos vemos en el próximo episodio donde continuaremos nuestro estudio de cómo llevar y mantener el éxito en una empresa. Gracias por escucharnos y esperamos que este episodio hayas aclarado tus dudas y encontrado las respuestas a tus interrogantes. Hasta la próxima.